¿Qué tipo de futuro tiene la industria de conferencias?

“Estoy devastado”, dice Mike Walker, director gerente de MGN Events.

La compañía pasó de generar millones de libras en ingresos a casi cero en solo semanas, debido a los bloqueos.

“Más de 10 años de arduo trabajo construyendo la empresa de la nada, reinvirtiendo cada año para el crecimiento, eliminada cruelmente en el espacio de un par de semanas, sin claridad sobre cuándo la industria puede reanudarse”, dice Walker.

Miles de otros en la industria de eventos enfrentarán la misma incertidumbre. La pandemia ha destrozado por completo un sector enorme, y muchas empresas luchan por sobrevivir. Según un informe de 2018, solo los eventos comerciales son una industria de $ 1.5 trillones (£ 1.2tn) a nivel mundial.

Eso sin tener en cuenta la gran cantidad de eventos de consumo, exposiciones, experiencias y bodas.

Todos estos eventos dependen de que las personas se presenten en persona, y eso no es posible actualmente con algunos lugares cerrados o con una capacidad reducida, y con restricciones de viaje establecidas, sin mencionar varias otras precauciones de seguridad requeridas en el lugar mismo.

“Incluso si realiza un evento en un lugar más grande, si tiene delegados que vuelan y se alojan en el hotel, y una persona da positivo por Covid-19, recibirá una llamada del hotel diciéndole que ‘ va a tener que darle una limpieza profunda al lugar y cerrarlo “, dice Steve Parrott, cofundador de Alternative Events.

La reproducción de medios no es compatible con su dispositivo

Ese tipo de escenario es la razón por la cual las empresas se ven obligadas a considerar la tecnología como la alternativa, con los eventos virtuales convirtiéndose en la norma durante el cierre.

La mayoría de las empresas han recurrido a la tecnología que se ha vuelto familiar para muchas personas: el software de videoconferencia de Zoom o MS Teams.

Sin embargo, estas tecnologías existían antes de la pandemia y, aunque ofrecen una alternativa, no proporcionan el mismo nivel de compromiso que los eventos físicos.

“La mayoría de las plataformas para conferencias virtuales están construidas por proveedores externos que no organizan eventos”, dice Paddy Cosgrave, cofundador de Web Summit, una de las conferencias tecnológicas más grandes del mundo.

Como las herramientas de videoconferencia se han creado para el mercado masivo, en lugar de para industrias específicas, los organizadores de eventos y patrocinadores están buscando una alternativa.

Una opción, adoptada por The Moodie Davitt Report y la empresa de diseño y marketing minorista FILTR, ha sido reunir los productos existentes en un solo sistema.

“Analizamos el software que existe en la industria y no pensamos que ninguno de ellos sería suficiente para atraer las marcas que necesitábamos atraer”, dice Martin Moodie, fundador de The Moodie Davitt Report, una publicación que se centra en los viajes. venta al por menor

Usando el software existente, crea una versión virtual de un evento físico, lo que permite a las personas caminar y ver los diferentes stands y comunicarse con las marcas hablando a las personas en un formato de chat, todo desde su computadora portátil.

La compañía integra esto con capacidades de conferencia web y software de programación de reuniones.

Pero para algunas de las conferencias más grandes, incluso integrar estos productos no es necesariamente suficiente. El Consumer Electronics Show (CES), que da la bienvenida a 170,000 delegados a Las Vegas cada año, continúa con su evento 2021 en enero.

Jean Foster, vicepresidente senior de marketing y comunicaciones de la Asociación de Comercio del Consumidor, que dirige el evento, dice que la organización está creando su propia plataforma digital para CES, ya que espera que la participación sea menor como resultado del virus, y por lo tanto, está cambiando a una oferta híbrida.

“Estamos trabajando en cómo se verá esa plataforma … no hay nada de la escala y las capacidades que necesitamos”, dice Foster.

Web Summit también ha creado una plataforma desde cero. Cosgrave dice que para la mayoría de los eventos de negocios, la creación de redes es la razón clave por la que las personas asisten. También es fundamental para el éxito de un evento, ya que los patrocinadores pueden comunicarse directamente con su público objetivo.

El equipo del Sr. Cosgrave ya había trabajado en tratar de diseñar la casualidad en el evento físico de la Cumbre Web, sentando a las personas junto a otras que puedan tener intereses mutuos. Ahora que el evento, celebrado en Lisboa en diciembre, será al menos en parte en línea, su equipo ha estado trabajando para permitir que esa casualidad también fluya en un entorno en línea.

La compañía toma información, con consentimiento, de las redes sociales y las guías telefónicas de los delegados para crear un algoritmo que relacione a las personas con otras personas que probablemente encuentren interesantes o con las que quieran hablar.

“Los delegados verán a las personas que se les recomiendan, mientras que otras personas los verán de una manera muy personalizada”, dice.

“En la plataforma, pueden hacer videollamadas uno a uno entre ellos, pueden hacer llamadas grupales entre sí, o puede iniciar un video chat grupal e invitar a personas, o unirse a preguntas y respuestas con los oradores, por ejemplo”.

Algunas compañías de tecnología ven una brecha en el mercado para ayudar a los asistentes a tener más control durante un evento.

Box Bear Digital suministra auriculares de realidad virtual (VR) a clientes que luego pueden distribuirlos entre los delegados. Los auriculares deben devolverse una vez finalizada la conferencia.

Durante la conferencia de realidad virtual, los asistentes están representados por sus propios avatares de la vida real. Los usuarios pueden tomar notas en las diapositivas, transcribir ciertas citas y enviarlas por correo electrónico, hacer zoom, cambiar su punto de vista e interactuar con elementos virtuales.

“La diferencia clave es estar completamente inmerso y comprometido, no hay escapatoria tan pronto como se pone el auricular”, dice Graham Addison, director de marketing global de la compañía farmacéutica AstraZeneca, que ha probado la tecnología.

El valor agregado proporcionado a los organizadores, según Box Bear Digital, es que tienen una mejor idea de lo que está haciendo la audiencia, ya que la tecnología puede rastrear si la persona está sacudiendo la cabeza o levantando la mano para hacer una pregunta.

En general, los organizadores de eventos no pueden hacer la misma cantidad de ingresos en una alternativa virtual. Sin embargo, existen numerosos beneficios de celebrar eventos virtuales.

Más tecnología de negocios

Los eventos virtuales son mucho más baratos, y en un momento en que las empresas son más conscientes del medio ambiente, ofrecen una alternativa sostenible a las personas que vuelan en todo el mundo. Además, les brindan a los organizadores la capacidad de atraer espectadores de todo el mundo, en diferentes zonas horarias, para sintonizar y potencialmente atraer mejores oradores para el evento, ya que no necesitan viajar.

También hay más margen para medir los resultados.

“Podemos decir constantemente a las personas que organizan el evento cuántas personas participaron, cuántos visitantes tuvieron, cuántas personas descargaron su contenido; no se puede medir esto de la misma manera para un evento físico”, dice Walker.

A pesar de esto, muchos organizadores de eventos solo pueden ver el uso de estos eventos virtuales como un espacio intermedio o como parte de un evento híbrido general en el futuro. Quizás es por eso que Microsoft y Zoom no se han movido rápidamente para proporcionar nuevas funciones para sus plataformas.

“Cuatro meses después del cierre, ¿por qué no hay nada nuevo en el mercado? Quizás digital [events] no vale la pena invertir porque, aunque serán parte de la mezcla, no serán la parte principal del evento, porque la gente cree que volveremos a la normalidad pronto “, dice Parrott.